Iedere opdracht begint met een goede offerte. Maar hoe maak je die? En wat kan je doen om je aanbod zo aantrekkelijk mogelijk te maken? Verkoopadviseur Sander Maarleveld van Alect zet de vijf belangrijkste stappen op een rij.

Stel de juiste vragen

“Iedere offerte begint met het stellen van de juiste vragen. Doe je dat niet, dan kun je eigenlijk ook geen offerte schrijven. Want je mist dan de informatie die je nodig hebt om een goed aanbod te doen. Bij een opdrachtgever gaat het altijd om een ‘pain’ of een ‘gain’; hij heeft een probleem of hij wil iets bereiken. Het is belangrijk om dat boven tafel te krijgen, want dan kun je in je offerte precies dat aanbieden wat je potentiële opdrachtgever van je nodig heeft.

“Daarnaast moet je duidelijk krijgen wat belangrijke selectiecriteria zijn. Denk hierbij aan omzeteisen of bepaalde referenties. Soms komt het voor dat opdrachtgevers liever niet met een eenpitter werken. Dat kun je maar beter direct weten. Want dat bezwaar zou je dan weg kunnen nemen, bijvoorbeeld door afspraken te maken over vervanging. Lukt dat niet, dan bespaar je jezelf een hoop tijd omdat je anders een vrijwel kansloze offerte zou schrijven.’

Geen ‘copy paste’ werk

“Maak een offerte zo persoonlijk mogelijk, dus gebruik geen standaard teksten die je zo van de ene in de andere offerte plakt. Je begint je offerte met te bedanken voor de belangstelling. Vervolgens verwijs je naar het gesprek dat je eerder heb gevoerd. Daarna beschrijf je de ‘pain’ of de ‘gain’ van je klant en de oplossing die jij hiervoor aanbiedt. Beschrijf de te behalen doelen en resultaten zo concreet mogelijk.

“Achterin staat bijna altijd de prijs. Veel opdrachtgevers kijken hier het eerste naar. Om te voorkomen dat je offerte alleen op prijs wordt beoordeeld, kun je op dezelfde pagina een kort lijstje met ‘bullets’ zetten waarin nog eens onder de aandacht wordt gebracht wat je aanbod allemaal oplevert.

"Bied je bijvoorbeeld verkooptrainingen aan, dan levert dat 20 procent meer omzet op. En gaat het om een klimaatinstallatie, dan zou je aan kunnen geven hoeveel energie kan worden bespaard met de nieuwe apparatuur. Door kosten en opbrengsten direct naast elkaar te zetten voorkom je dat de klant algauw beslist dat je offerte te duur is of dat hij je dienst of product eigenlijk niet nodig heeft."

Gebruik eenvoudig en correct Nederlands

"Bedenk bij het schrijven van de offerte dat niet alleen je contactpersoon die leest. Zo’n offerte gaat vaak door het hele bedrijf heen en wordt bijvoorbeeld bekeken door het hoofd van de afdeling, de inkoopmanager en de directeur die uiteindelijk voor akkoord moet tekenen. Gebruik je vaktermen, dan wordt door veel mensen je offerte niet goed begrepen.

"En dat verkleint de kans op een opdracht. Schrijf daarom je aanbod op in ‘Jip en Janneke taal’ zodat iedereen binnen een organisatie begrijpt wat je in je offerte aanbiedt. En, misschien een beetje overbodig om te zeggen, doe dat in correct en foutloos Nederlands. Zorg er bovendien voor dat de offerte er netjes uitziet."

Neem referenties op

"Soms wordt expliciet om referenties gevraagd. Maar vaak is dat niet zo. Toch is het goed om in je offerte enkele mooie referenties te vermelden. Heb je bekende opdrachtgevers of een heel mooi project gedaan, vermeld dat dan dus. Ook als je dat tegen de contactpersoon heb verteld of als het op je website staat."

"Want niet iedereen die beslist of je offerte wordt omgezet in een opdracht kent je website of heeft van je contactpersoon gehoord voor wie je allemaal nog meer hebt gewerkt. Met een paar goede referenties in je offerte kun je laten zien wat je als zelfstandige of onderneming kunt, wat voor kwaliteiten je in huis hebt en wat je toegevoegde waarde is."

Geen opdracht, vraag waarom

"Wordt de offerte geen opdracht, vraag dan waarom je de opdracht niet hebt gekregen. Dit is een belangrijk leermoment dat je maximaal moet benutten. Zo kan het zijn dat je vergeten bent om bepaalde belangrijke zaken in het eerste gesprek uit te vragen. Bijvoorbeeld dat het bedrijf een omzeteis hanteert. Dan weet je dat je bij de volgende offerte hier aandacht aan moet besteden.

"Aarzel niet om dit te doen. Want jij hebt  al gauw een halve dag in de offerte geïnvesteerd. Dan mag je bij een afwijzing best verwachten dat er oprecht en eerlijk wordt aangegeven waarom je het niet bent geworden."

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl